当組合は、お客様からのご相談時、あるいは、ご加入時、ご契約時などに、お客様ご自身の「個人情報」をご提供いただいております。
そこで、当組合は、ご提供いただきました「個人情報」に関しまして、次に掲げる「個人情報保護宣言」を定め、お客様の「個人情報」の適正な保護に努めてまいります。

お客様の大切な情報を守り、安心してご利用いただけるサービスを提供していくことが我々の使命であります。
そこで、お客様からの信頼を一層確かなものにし、安心して当組合をご利用いただくため、次の各事項を遵守することをお約束いたします。

≫  当組合は、お客様の個人情報につきまして、目的の達成に必要な範囲内でのみ、取得、収集、利用、提供、交換及び登録などを行わせていただきます。
≫  当組合は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏えいなどを防止するため、厳格な管理の下、安全に関する措置を徹底し、当組合の職員・代理所担当者をはじめ、必要とされる第三者及び委託先を監督いたします。
≫  当組合は、個人情報の保護に関する法令、各省庁ガイドライン等のほか、各規範を遵守いたします。
≫  当組合は、個人情報の保護に関する各規程類を整備し、本規程のすべての適用対象者に周知させるとともに、定期的な見直しを図り、継続した監査・改善を行っていきます。
また、定期的な監査以外にも、各種法令等に弾力的に対応し、不備を見つけた場合には迅速に対応・改善していきます。

≫  共済契約のお申し込みに際して、お客様よりご提供いただいた情報につきましては、共済制度の健全な運営と、お客様に対するサービスの提供等のため、次の目的の達成に必要な範囲において利用させていただきます。
① 共済契約の引受(審査を含みます。)共済金の支払その他当組合の共済契約の履行および付帯サービスの提供

② 共済事故の調査(関係先に対する照会等を含みます。)

③ 当組合の火災共済事業のほか全日本火災共済協同組合連合会、関東自動車共済協同組合を含む(以下、当組合グループといいます。)これらの提携先企業・団体等の共済商品・各種サービスの案内・提供。

 

≫  上記 の利用目的の達成に必要な範囲を超えて「個人情報」を取り扱う場合には、その超える範囲につきまして、あらかじめお客様から同意を得ずに利用することはありません。
(ただし、法令に基づく場合などを除きます。)

 

≫  書面やインターネット等の情報ネットワーク上、その他を通じて、お客様の「個人情報」を取得する場合は、あらかじめお客様に対し、上記 の各事項における利用目的を明示いたします。

 

≫  公開されている「個人情報」を間接的に取得する際には、当組合としてあらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的をご本人様に通知し、または公表いたします。

 

≫  第三者から間接的に取得する際には、第三者によって適正に取得されていることを確認することとあわせて、当組合としてあらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的をご本人様に通知し、または公表いたします。

 

≫  なお、当組合は、お客様との契約が解除されたあとも、目的の達成に必要な範囲内で、「個人情報」を利用する場合もございます。また、目的を達成するために、委託先や提携先に提供する場合もございます。
更に、法令等に基づき、裁判所、警察機関などの公的機関から開示の要請があった場合には、当該公的機関に提供することがございます。

≫  当組合では、前段(1) に掲げる目的を達成するために、お客様の氏名、性別、年齢、生年月日、郵便番号、住所、電話番号、家族構成、既往症、金融機関の口座番号、共済の目的たる所在地、被共済者名、建物の用法及び構造、ご契約車両に関する項目等必要限度においてご提供いただくことがございます。

 

≫  また、ご本人様をご確認するため、組合員番号、契約証書番号………などを追加でお伺いすることがございます。

当組合では、お客様よりご提供いただいた「個人情報」の紛失、誤用、改変を防止するため、一般の利用者がアクセスできない安全な環境下に保管するなどして厳重なセキュリティ対策を施します。
また、当組合が信用に足ると判断し、「個人情報」の守秘義務等の契約を取り交わした事業者に、業務の一部として「個人情報」の取扱いを委託する場合がございますが、この場合にも、お客様の「個人情報」は、当組合の責任の下において取扱いをさせていただきます。

≫  「個人情報」の安全管理については、個人データのリスクに応じて必要かつ適切な措置を講じます。

≫  当組合の従業者に、お客様の「個人情報」を取り扱わせるにあたっては、安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行います。

 

≫  お客様の「個人情報」について、他の事業者等に委託する場合には、その取扱いを委託した「個人情報」の安全管理が図られるよう、当組合として委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。
さらに再委託される場合も含めて実効的な監督体制を確保いたします。
また、当組合が「個人情報」にかかわる業務の委託を受ける際には、委託契約の範囲内にて利用(処理)いたします。

 

≫  次に掲げる事項を除き、お客様の「個人情報」が第三者に提供されることはありません。
① 法令などによる場合
② ご本人の承諾をいただいた場合
③ 次段の第三者提供による場合

 

※当組合の業務提携先との共同利用の場合で以下のことをあらかじめ、ご本人様に通知し、またはご本人様が容易に知り得る状態に置いているときには、第三者提供に該当しないものとします。
① 共同して利用される個人データの項目
② 共同して利用する者の範囲
③ 利用する者の利用目的
④ 当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称

 

なお、ご登録させていただいた「個人情報」のうち、市区町村などの名称や区画整理に基づく所在地の変更、及び郵便番号、電話番号、金融機関の名称などに変更を生じた場合には、当組合に登録されている情報を変更させていただくことがあります。

≫  当組合は、原則として、お客様のご承諾がない限り、お客様の「個人情報」を第三者に提供いたしません。
ただし、共済契約のお申し込みに際して、お客様よりご提供いただきました情報につきましては、共済制度の健全な運営のため、個人情報の保護に関する法律そのほかの法令等に規定されている場合のほか、次の場合についても第三者に提供することがあります。
なお、ご同意いただけない場合には、本契約をお引き受けすることができませんのでご了承ください。
① 本契約に関する個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、当組合グループおよび取扱代理所、医師、面接士、調査会社、他の保険会社、金融機関等に対して個人情報を提供する場合
② 再共済契約の締結または再共済金の受領等のため、再共済取引先に対して再共済契約上必要な情報を提供する場合
③ 共済事故の有無、共済事故の調査その他業務上必要な照会を行うため、他の損害保険会社等または医療機関等の関係先に対して本人特定に必要な情報を提供する場合
④ 共済契約の締結または共済金の請求の際に行われる不正行為を排除するため、損害保険会社等の間において、共済契約、共済事故、共済金請求または共済金支払等に関する情報を交換する場合

 

≫  当組合および当組合グループ以外の企業や団体から、当組合のお客さまにとって有益であると思われる情報のお届けを代行する場合でも、当該お客様のご承諾がない限り、そのような企業や団体にお客様の情報を開示・提供することはございません。
ただし、お客さまご自身が当組合を経由して、当組合および当組合グループ以外の企業や団体に、情報提供、サービス提供、商品の注文、応募、接触、仲介のご依頼をいただいた場合や、展示会、イベント、セミナー、の申込をされた場合、他社への広告掲載や資料請求の仲介などをご依頼された場合には、必要と思われる事項についてご提供させていただくことがございます。

 

≫  共済契約に基づく共済掛金を決済する場合などに、提携された金融機関などとの間で、口座番号の正当性や有効性から、「個人情報」を交換することがあります。
さらに、法令に基づき開示しなければならない場合や、お客様の権利、財産、安全などを保護、防御するために、必要であると合理的に判断できる場合には、「個人情報」を開示することがあります。

当組合では、ご提供いただいた「個人情報」をできるだけ正確かつ最新の内容で管理いたします。
お客様よりお申し出があった場合には、登録された情報の開示を行います。
また、お申し出があった場合には、登録された情報について、訂正、追加などの変更、削除(脱退)を行います。
ただし、登録を削除すると、ご提供できないサービス等が発生する場合があります。

当組合における「個人情報」における体制は次のとおりです。
なお、「個人情報」に関するコンプライアンス・プログラムについては、当組合における常勤役職員のほか、非常勤の理事及び監事等の役員、契約職員、嘱託職員、パート、アルバイト、派遣社員等、当組合の業務に従事するすべての者が遵守し、不具合や事故があった場合には速やかに報告させます。

≫  当組合では個人情報に係る責任者として「個人情報保護管理者」と「個人情報保護監査責任者」を置きます。
① 個人情報保護管理者は、個人情報に関するコンプライアンス・プログラムの実施・運用を行い、情報の取扱いについて決定する責任と権限を有します。
② 個人情報保護監査責任者は、公平かつ客観的な立場から、監査の実施及び報告を行う責任と権限を有します。

 

≫  個人情報保護管理者は、個人情報保護に関する「個人情報保護教育責任者」と「個人情報苦情対応責任者」を任命します。
① 個人情報保護教育責任者は、従業者に対する個人情報保護教育に関する責任と権限を有します。
② 個人情報苦情対応責任者は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理、及び苦情全般の管理に関する責任と権限を有します。

 

≫  その他の体制として、各部門において「個人情報保護担当者(原則として各課部門長)」を配置して、個人情報保護を実践し、また、お客様からのご相談窓口、開示等の手続に応じる担当者を配備いたします。
なお、これらの担当者は兼任している場合もございます。あらかじめご了承ください。

個人情報の取扱いに関するご相談には適切かつ迅速に努めます。
ご相談の窓口のメールアドレス、電話番号、FAX番号等の連絡先については、次のとおりです。
〒310-0801 水戸市桜川2-2-35 茨城県産業会館8階
               茨城県火災共済協同組合
関東自動車共済協同組合 茨城県支部
TEL 火災共済 ……… 029-224-0610
自動車共済 ……… 029-226-5191
FAX 共通 ……… 029-231-3704
メールアドレス 共通 ……… ibakasai@muse.ocn.ne.jp

 

この件に関する方針につきましては改定することがございます。
その場合、各代理所を通して公表させていただきます。